Ofis Taşımacılığı Seçerken Nelere Dikkat Edilir?

Küçük bir ofisin taşınması, ev taşımaya benzese de farkı işin durmasıdır. Bir gün kaybedilen çalışma süresi, taşıma bedelinden daha pahalıya gelebilir. Bu yüzden ofis taşıması, eşya taşımaktan çok bir planlama işidir: neyin önce gideceği, neyin kutulanmayacağı ve hangi sırayla yerleşileceği baştan yazılmalıdır.

Envanter ve üç kategori

Taşımaya eşya listesiyle başlanır. Masalar, dolaplar, kasa, ders materyali, sunucu, yazıcı ve arşiv kutuları sayılır. Bu listeyi üçe ayırmak planı kolaylaştırır: hemen açılması gerekenler, birkaç gün sonra gerekenler ve arşiv olanlar. Hemen gerekenler en son yüklenip en önce indirilir. Envanter olmadan yapılan taşımada kaybolan bir kutu, haftalar sonra fark edilir. Liste iki nüsha hazırlanıp teslimde karşılaştırılmalıdır.

Bilgisayar, sunucu ve ağ

IT ekipmanı ayrı bir başlıktır. Bilgisayarlar hareket hâlindeyken kapalı ve kutulu olmalıdır; dizüstü bilgisayarlar ayrı kutuda, ekranı korunacak şekilde taşınır. Sunucu varsa kapatma sırası, yedek alınıp alınmadığı ve kimin kapatacağı önceden belirlenir. Sunucu ve diskler darbeye, neme ve statik elektriğe karşı korunur. Kabloların sökülmeden önce fotoğraflanması ve etiketlenmesi, yeni yerde kurulumu kısaltır. Modem ve santral gibi cihazların yeni adreste ne zaman hizmete gireceği de önceden sorulmalıdır; taşınma günü hattın açılmamış olması işi durdurur.

Evrak ve gizlilik

Sözleşme, müşteri dosyası ve bordro gibi evraklar taşıma sırasında en riskli kalemdir. Bu kutular kilitli olmalı, üzerine kişi adı ve departman yazılmamalı, taşıma listesinde yalnız kutu numarasıyla yer almalıdır. Kilitli kutunun anahtarını taşıma ekibine vermek yerine siz taşıyın. Taşıma sırasında açık kalan zarflar ve çöp kutuları boşaltılmalıdır; geride bırakılan evrak, eski adreste kalır. Taşınma sonrası kutuların sayımı ve kilit kontrolü yapılmalıdır.

Modüler mobilya ve montaj

Ofis mobilyasının çoğu modülerdir ve sökülüp yeniden kurulabilir. Sökülen parçaların vidaları poşetlenip parçaya yapıştırılmazsa yeni yerde eksik parça çıkar. Her parçaya numara vermek ve duvara asılan ünitelerin arkasındaki bağlantı noktalarını işaretlemek montajı hızlandırır. Yeni ofisin duvar yapısı farklıysa dübel ve bağlantı elemanları da değişebilir; bu ayrıntı teklifte konuşulmalıdır. Bölme panellerinin ölçüleri yeni mekâna uymuyorsa yerleşim planı önceden kontrol edilmelidir.

Bina, asansör ve saat planı

Eski ve yeni binanın kat bilgisi, asansör durumu ve yük asansörü olup olmadığı taşıma süresini belirler. Asansör kullanılacaksa rezervasyon gerekebilir; bina yönetiminden yazılı izin almak, taşıma günü tartışmayı önler. Yük asansörünün içi korunmalı, kapı girişleri kapatılmalıdır. Taşıma saatini mesai dışına almak, çalışan trafiğini ve müşteri karşılama akışını bozmaz. Yükleme yerinde park izni gerekiyorsa bunu önceden ayarlayın; aracın uzakta durması işi uzatır.

Teslim tutanağı ve hasar

Taşıma bitiminde kutu sayısı, büyük eşya ve demontaj edilen parçalar birlikte sayılmalıdır. Hasar varsa aynı gün fotoğraflanmalı ve tutanağa yazılmalıdır. Sonradan yapılan bildirimlerde hangi eşyanın hangi taşımada hasar gördüğü belirsizleşir. Kırılan bir masa ayağı basit görünür ama sonraki hafta fark edilen bir çizik, kimin sorumlu olduğunu bulmayı zorlaştırır.

Zaman planı ve iki aşamalı taşıma

Küçük ofislerde taşımayı iki aşamaya bölmek işi durdurmaz. Birinci aşamada arşiv, fazla mobilya ve mevsimlik malzeme gider; ikinci aşamada çalışma masaları, bilgisayarlar ve evrak taşınır. Böylece ekip ikinci gün çalışmaya başlayabilir. Her aşama için ayrı araç ve ekip planlanmalıdır. Taşıma gününden önce kutuların kapatılması, etiketlenmesi ve asansör rezervasyonunun yapılması gerekir. Telefon ve internet hattının ne zaman taşınacağı da plana eklenmelidir; hat açılmadan bilgisayarların kurulması bir işe yaramaz.

Yeni ofiste yerleşim ve kablolama

Yeni mekânda priz yerleri ve masa düzeni önceden çizilmelidir. Uzatma kablolarının yerde dolaşması hem tehlike hem düzensizlik yaratır; kablo kanalı kullanmak kalıcı çözümdür. Her masaya giden ağ kablosunun etiketlenmesi sonraki arızalarda zaman kazandırır. Yazıcı ve sunucu gibi cihazlar havalandırması iyi bir yere yerleştirilmelidir. Duvara asılan rafların taşıyıcılığı kontrol edilmeden montaj yapılmamalıdır. Yerleşim bitince kutu sayımı yapılmalı ve eksik varsa aynı gün bildirilmelidir.

Sözleşme ve sorumluluk

Taşıma öncesi yazılı bir kapsam oluşturun: hangi eşya, hangi gün, kaç kişilik ekip, hangi araç. Sigorta yapılıp yapılmadığını ve hangi kalemleri kapsadığını sorun; kapsam dışı kalan eşyaları listeleyin. Elektronik cihazların taşınmasında kimin sorumlu olduğu netleşmelidir. Kilitli evrak kutularının taşınması sırasında kutu sayısını siz tutun ve teslimde karşılaştırın. Taşıma sırasında bina girişinde oluşabilecek hasarın nasıl karşılanacağı da yazılmalıdır. Kapsam maddeleri belirsizse, taşınma günü yaşanan bir tartışma iş akışını durdurur ve çalışanların günü boşa gider. Taşıma için bir sorumlu belirleyin; ekip kime soracağını bilmeli. Kutu numaralarını ve oda adlarını içeren liste, yeni ofiste yerleşimi hızlandırır. Kırılacak eşya kutusuna ayrı işaret koyun, böylece üstüne eşya konmaz.

Asansör ve park iznini yazılı alın, sözlü izin taşınma sabahı unutulabilir. Sunucu ve yazıcı için ayrı bir sorumlu atamak kurulum sırasında karışıklığı önler. Kutuların üzerine hem numara hem içerik yazmak arama süresini kısaltır. Büyük eşyanın hangi odaya gideceğini önceden işaretleyin. Taşınma sonrası ilk hafta eksik listesini güncel tutun; bu liste sonraki bildirimlerin dayanağı olur. Listeyi hem kâğıt hem dosya olarak saklayın.

Ustaya sorulacak sorular

1. Envanteri birlikte çıkaracak mıyız, kutu numaralandırmasını siz mi yapacaksınız?
2. Sunucu ve bilgisayarlar için nasıl bir paketleme kullanıyorsunuz?
3. Kilitli evrak kutularını ayrı araçta mı taşıyorsunuz?
4. Modüler mobilya sökümü ve kurulumu teklife dahil mi?
5. Asansör rezervasyonunu kim yapacak, bina izni konusunda yardımcı olur musunuz?
6. Mesai dışı çalışma ek ücret gerektiriyor mu?
7. Teslim tutanağında neler yazacak?

Teklif ve mutabakat

Ofis tekliflerinde oda sayısı değil, kutu ve büyük eşya sayısı esas alınır. Paketleme malzemesi, demontaj-montaj, asansör kullanımı ve ek sefer ayrı kalemlerdir. Taşıma süresince iletişim kuracağınız kişinin adı ve telefonu yazılı olmalıdır. Hizmy üzerinden alınan tekliflerde bu kapsam mesajlaşma ve mutabakat kaydıyla izlenebilir; ofis taşımasında yazılı kapsam, iş akışını da korur.

Bölgenizdeki ofis taşıma hizmetlerini ofis taşıma ve ofis taşıma fiyatları sayfalarından inceleyebilir, ofis taşıma ilanı ver formundan teklif toplayabilirsiniz.

İlgili Rehberler

• Evden Eve Nakliyat Seçerken Nelere Dikkat Edilir?
• Eşya Paketleme Seçerken Nelere Dikkat Edilir?
• Ofis Mobilyası Montajı Seçerken Nelere Dikkat Edilir?